Mucha gente me pregunta cómo pueden poner en orden su vida digital. Hay tanta información que nos llega cada día, y puede sentirse como si todo se acumulara y se volviera increíblemente caótico.
Desde bandejas de entrada desbordadas y aplicaciones de mensajería, hasta docenas de pestañas del navegador y archivos en el escritorio, pasando por tareas e información que quieres mantener bajo control… ¡es mucho!
Hoy quiero compartir tres consejos sencillos para ayudarte a organizar tu vida digital.
Con pequeños pasos, empezarás a sentir que todo vuelve un poco al orden.
Consejo #1: Simplifica
Es difícil organizarse cuando tienes un millón de cosas que organizar. Uno de mis consejos favoritos es: “Simplifica antes de organizar.” Si vas a ordenar tu casa, es mucho más fácil hacerlo si antes has donado la mitad de tus cosas.
Con tu vida digital, puede ayudarte tomarte unos días para simplificar:
Dedica 30 minutos a revisar tu bandeja de entrada y archivar todo lo que no sea importante o no requiera acción. Marca con una estrella lo que necesite atención. Responde rápidamente si puedes hacerlo en menos de un minuto. Cancela las suscripciones a correos y boletines que no lees. ¡Despeja un poco!
Tómate una hora para guardar en marcadores y cerrar las pestañas que no estás usando. Si mantienes una pestaña abierta porque necesitas hacer algo con ella, guárdala en una carpeta llamada “Acciones” y añádela a tu lista de tareas.
Dedica un par de horas a eliminar archivos de tu ordenador que ya no necesites. Coloca lo demás, lo que no es tan importante, en una carpeta llamada “Archivo”.
Cuando hayas simplificado bastante, puedes pasar a organizar. Pero recuerda que simplificar también puede hacerse mientras organizas.
Consejo #2: Un lugar para cada cosa
Mi consejo favorito de todos los tiempos es: “Un lugar para cada cosa (y cada cosa en su lugar).” En este caso, significa asignar un lugar para cada elemento de tu vida digital.
Usa “contenedores”:
Correo electrónico: Crea una carpeta o etiqueta para los mensajes que requieren acción (yo uso “Destacados” en Gmail). También puedes tener carpetas para los correos que necesiten seguimiento o que pertenezcan a proyectos específicos.
Pestañas del navegador: ¡Hay tantas pestañas! Me gusta el navegador Arc, porque permite tener diferentes espacios para distintos temas (por ejemplo, escritura, finanzas, aprendizaje, un proyecto importante, etc.). En cada espacio tengo carpetas para organizar las pestañas que quiero guardar. No importa el navegador que uses: puedes guardar las pestañas abiertas en marcadores y agruparlas en carpetas. Si las pestañas son importantes, dedica un momento a darles su lugar.
Notas y documentos: En la última década ha habido un auge de aplicaciones para organizar notas (Notion, Obsidian, Roam, Tana, Capacities, etc.). Mi recomendación es que no te pierdas buscando la herramienta perfecta. Usa lo que ya conoces (Apple o Google Notes, OneNote, Google Docs, Evernote, etc.). Crea carpetas o etiquetas para la información y los documentos que necesites consultar. No intentes que todo sea perfecto: agrupa las cosas de manera aproximada y usa la búsqueda cuando necesites encontrar algo.
Carpetas del ordenador: Lo mismo con los archivos en tu ordenador — colócalos en algunas categorías o carpetas generales y no te preocupes demasiado. Yo tengo carpetas para impuestos, documentos importantes, escritura y algunos proyectos de trabajo. Pon todo ahí y evita que tu escritorio se llene de cosas.
Tareas: No creo que exista un sistema perfecto, y muchas personas pierden demasiado tiempo buscando la aplicación o el método ideal. Puedes apañarte con un par de listas en tu app de notas: una lista principal con todo lo que tienes que hacer (dividida por áreas como finanzas, trabajo, proyectos) y una lista de “Hoy”. Sea cual sea el sistema que uses, mantenlo simple y transfiere a él las tareas que surjan de tus pestañas o correos, para no tener que recordarlo todo mentalmente.
Como ves, soy un gran defensor de mantener la organización sencilla — sin sobrepensarla, sin depender de las aplicaciones perfectas o configuraciones complejas. No dediques demasiado tiempo a organizar: es mejor invertir ese tiempo en hacer cosas. O en algo divertido.
La idea principal es tener un lugar para casi todo en tu vida digital. Una vez que lo tengas, dedica unos minutos cada semana a ordenar y devolver las cosas a su sitio.
Consejo #3: Mantén el enfoque
Por último, si has hecho los dos primeros pasos, ahora tienes espacio para concentrarte. Si has simplificado y asignado un lugar para todo, tu vida digital será mucho más sencilla.
El último consejo es: concéntrate en una sola cosa a la vez. Aparta todo lo demás cuando vayas a hacer una tarea.
Por ejemplo:
Cuando escribo, uso una aplicación de escritura a pantalla completa.
Cuando gestiono el correo, me concentro solo en procesar los mensajes tanto como pueda en el tiempo que tengo asignado.
Si trabajo en una tarea, solo tengo abiertos los documentos o pestañas que necesito para ella. Pongo música para concentrarme y evito cambiar constantemente.
Cuando es momento de organizar, me centro en eso todo lo que puedo, y luego paso a la siguiente tarea.
Usa bloqueadores de sitios web para evitar distracciones, excepto cuando estés tomando un descanso.
No se trata de perfección… pero si te permites concentrarte de verdad, tu vida digital dejará de sentirse tan caótica.