Hay muchísimo que ganar al volverte bueno en lo que en inglés se llama Getting Stuff Done (GSD) — es decir, hacer que las cosas se hagan.
No creo que la productividad y la eficiencia sean la respuesta completa a la vida, ni deberían ser tu único enfoque. Pero hay muchísimas ventajas en aprender a hacer que las cosas se hagan. Muchísimas.
Algunos de los beneficios:
Empiezas a lograr más.
Comienzas a creer más en ti mismo.
Pierdes menos tiempo postergando y distrayéndote.
Te vuelves más confiable: cuando dices que harás algo, la gente te cree.
Eres más empleable: la gente quiere trabajar con alguien que cumple.
Te ves menos frenado por esta parte de la vida, lo que te permite profundizar en otras: entender qué es importante, aprender, jugar, ser curioso, construir relaciones más fuertes y desaprender viejos patrones mentales que te frenan.
Empiezas a ganar más dinero.
Podrías fundar una startup exitosa o crear una organización increíble.
Podrías difundir tus ideas más lejos, porque demuestras que vale la pena escucharte (ya que realmente logras cosas), y al hacer lo necesario para difundir tus ideas —escribir un libro, un blog o dar una charla—, avanzas aún más.
Y así sucesivamente. Ya entiendes los beneficios: solo quieres saber cómo mejorar en hacer que las cosas se hagan.
Esta es tu guía. Primero veremos qué se interpone en tu camino. Luego, las habilidades que necesitas dominar para mejorar. Y finalmente, cómo hacerlo en la práctica.
Lo que se interpone
Hacer que las cosas se hagan no es difícil si no hubiera obstáculos — así como recorrer grandes distancias no sería difícil sin gravedad ni impedimentos en el camino.
Veamos primero los obstáculos, antes de entrar en las habilidades.
Estos son los obstáculos más comunes para hacer que las cosas se hagan (con soluciones recomendadas):
El hábito de posponer el inicio porque es incómodo. Esto es procrastinación: pospones una tarea porque es difícil o te sientes abrumado o inseguro sobre por dónde empezar. Solución: haz que el comienzo sea lo más pequeño posible, crea condiciones que te faciliten empezar y practica arrancar una y otra vez hasta que te resulte natural.
El hábito de cambiar de tarea. Tal vez comienzas, pero saltas constantemente a otra cosa. Sucede por las mismas razones que la procrastinación: el malestar y la incertidumbre te empujan a hacer algo más fácil o más placentero. Cambiar y cambiar genera falta de enfoque y sensación de ocupación constante. Solución: crea sesiones de enfoque, donde practiques mantenerte en una sola tarea durante un periodo corto (10–15 minutos, por ejemplo) hasta mejorar tu capacidad de permanecer.
Perfeccionismo. Pospones el inicio (o la finalización) porque las condiciones no son perfectas, o el trabajo no lo es. Quieres lanzar un blog pero no puedes hasta encontrar la plataforma perfecta, el tema perfecto, el horario perfecto. O escribes un artículo pero no lo publicas porque “no está perfecto” (pista: solo sientes incertidumbre). Solución: empieza imperfecto, incluso si está desordenado. Crea ese primer borrador horrible y edítalo después. Puedes comprometerte públicamente si eso ayuda.
Otras personas. Te frustran: retrasan las cosas, cometen errores, interrumpen, complican. En realidad, esta es una excusa. Para hacer las cosas incluso cuando dependes de otros, asume plena responsabilidad por tu parte, haz bien tu trabajo y crece hacia un rol de liderazgo en el que ayudes al equipo a avanzar, con positividad y generosidad, pese a las imperfecciones de los demás.
Distracciones e interrupciones. Te arrastran constantemente. Algunas están bajo tu control, otras no. Solución: crea tiempos sin distracciones, apaga Internet o usa un bloqueador y enfócate en una sola cosa. Silencia las notificaciones durante ese tiempo (aunque sean 20 minutos). Explica a otros que no te interrumpan (por ejemplo, si llevas auriculares, que no te hablen). Practica también lidiar con interrupciones inevitables: suelta lo que estabas haciendo, sé plenamente consciente con quien interrumpe, escúchale, y luego vuelve a tu tarea con calma. Requiere práctica.
Cansancio. Estás cansado, hambriento, frustrado, sin energía o te sientes solo. Estas condiciones dificultan el enfoque y la productividad. Solución: reconoce cuándo estás en ese estado y haz lo necesario para recargarte (una siesta corta, un paseo, meditación). O haz tareas de baja energía (correos, papeleo). Si es un problema constante, mejora tus hábitos de descanso y sueño.
Miedo, incertidumbre, agobio y dudas. En la raíz de casi todos los obstáculos están estos estados mentales: miedo e incertidumbre, que en realidad son lo mismo. Solución: aprende a permanecer en el miedo y la incertidumbre sin cerrarte, huir, evitar, controlar o reaccionar con ira. Es una habilidad clave. Más sobre esto más adelante.
Esta lista puede parecer abrumadora. Pero las soluciones son relativamente simples, y pronto veremos cómo crear un programa práctico para superar estos obstáculos y, al mismo tiempo, mejorar en hacer que las cosas se hagan.
Primero, veamos las habilidades que necesitas dominar.
10 habilidades que debes dominar
Elegir una cosa importante (priorización). Si te concentras en las tareas más importantes la mayor parte del tiempo, avanzarás. Si te centras en cosas pequeñas o cambias constantemente de tarea, no. Aprende a elegir una sola tarea a la vez, y con el tiempo identificarás cuáles aportan mayor valor para ti, tu equipo y tu vida.
Empezar. La procrastinación es uno de los mayores obstáculos, así que aprender a empezar es clave. Céntrate en el primer paso más pequeño y practica lanzarte a la acción. Cuando quise empezar a correr, solo me enfoqué en ponerme los zapatos y salir por la puerta. Un profesor de arte dice a sus alumnos: “pon el lápiz sobre el papel”. Un maestro de meditación diría: “siéntate en el cojín”. Elige el paso más pequeño y da el salto.
Sesiones de enfoque. Cambiar constantemente es muy común, por eso las sesiones de enfoque (como el método Pomodoro) son tan útiles. Elige un intervalo corto (10–25 minutos) y trabaja en una sola tarea hasta que suene el temporizador. Luego descansa y haz otra sesión. Empieza con dos sesiones al día y amplía poco a poco.
Gestión de tareas. Buscar el sistema perfecto puede volverse una trampa. Mantenlo simple. Usa una herramienta ligera (por ejemplo, Todoist) y no lo sobrepienses. Mi regla: elige tres tareas importantes y algunas pequeñas cada día. Empieza por la primera y dedica una sesión de enfoque a ella. Algunas requerirán varias sesiones.
El primer borrador horrible. El perfeccionismo te bloquea. Adopta la mentalidad del “primer borrador horrible”: no busques perfección, solo haz. Podrás revisar más tarde.
Estar en la incertidumbre. El miedo y el malestar siempre estarán presentes. Aprende a sentir la incertidumbre en el cuerpo, a observarla con amabilidad y a notar que estás bien incluso dentro de ella. Agradece poder vivir este momento tal como es.
Tomar distancia y ver el panorama. Estar enfocado en una tarea es bueno, pero también es importante alejarse para ver el todo. Hazlo al inicio y al final del día (una pequeña planificación y una revisión). Revisa también durante el día cómo van las cosas y reajusta cuando sea necesario. Todos nos distraemos o enfrentamos imprevistos, y está bien, mientras sepamos reenfocarnos.
Asumir plena responsabilidad y liderazgo. Esto es más avanzado, pero clave: no culpes a los demás por las dificultades. Reconoce los obstáculos y asume la responsabilidad de encontrar el camino o mejorar la situación. Liderar no depende del cargo, sino de tomar la iniciativa.
Comunicación. Otra habilidad avanzada: comunicar con claridad y honestidad. Que todos sepan sus responsabilidades y límites. Muchos problemas surgen de la falta de comunicación. Comunicar bien es tan importante como tener estructura.
Crear estructura. No abogo por la rigidez ni por la sobreplanificación. Crea una estructura sencilla: ¿cómo empezarás el día enfocado? ¿Cómo organizarás tus sesiones de trabajo? ¿Cómo cerrarás el día reflexionando? ¿Cuándo responderás correos o tendrás reuniones? Manténlo simple y ajústalo con la práctica.
Puede parecer mucho, pero no tienes que dominarlo todo a la vez. Enfócate primero en las cuatro primeras habilidades y amplía gradualmente.
Un programa simple para hacer que las cosas se hagan
Crea una estructura diaria. Ten un plan simple: 1) una sesión de priorización por la mañana; 2) un par de sesiones de enfoque durante el día; 3) una meditación de incertidumbre cuando sientas miedo, duda o malestar; y 4) una revisión al final del día. Compártelo con alguien y comprométete a rendir cuentas diariamente por una semana. Luego semanalmente. Esta combinación de estructura y responsabilidad te ayudará a avanzar rápidamente.
Sesión matutina. Dedica 5–10 minutos a revisar tu lista de tareas y elegir las más importantes. Tres grandes y tres pequeñas. Mira tu calendario. Que sea breve y claro.
Sesiones de enfoque. Elige una tarea, pon el temporizador y trabaja. Si es difícil, empieza con solo 10–20 minutos. Descansa, muévete, repite. También puedes usar estas sesiones para tareas menores, como correos o pagos.
Meditación de incertidumbre. Cada vez que sientas ganas de evitar o distraerte, detente. Observa la sensación de incertidumbre en tu cuerpo. Quédate con ella con amabilidad. Con el tiempo, no desaparecerá el miedo, pero aprenderás a mantenerte sereno en medio de él.
Reflexiona y mejora. Al final del día, toma 10 minutos para reflexionar. ¿Cómo te fue con tu estructura? ¿Hiciste tu planificación matutina, tus sesiones de enfoque, tu meditación? Escribe tus logros, tus bloqueos y cómo ajustarás mañana. Si tienes un compañero de responsabilidad, envíale unas líneas. Una revisión semanal corta también te ayudará a mantenerte mejorando de forma constante.
Amplía: Con el tiempo, las sesiones de enfoque, la meditación y la estructura se volverán más fáciles. Luego practica otras habilidades: aceptar el primer borrador horrible, asumir plena responsabilidad, trabajar con un corazón abierto y ajustar tu estructura cuando sea necesario.
Este pequeño manual, si realmente lo pones en práctica, te llevará muy lejos en el camino de hacer que las cosas se hagan. Pero tienes que hacerlo de verdad. Encuentra a alguien que te acompañe para no saltarte la práctica.
Actúa. Disfruta del proceso. Sé consciente en medio del caos de tu día. Y no olvides apreciar el milagro de cada nuevo día.