Uso Gmail exclusivamente para el correo electrónico, y constituye una parte importante de mis dos trabajos diarios. Recibo bastantes correos cada hora y suelo responder con bastante rapidez.
Sin embargo, algo que notarás en mi bandeja de entrada de Gmail es que casi siempre está vacía.
Tener una bandeja de entrada vacía me da una sensación zen: una sensación de calma, paz y satisfacción. Lo recomiendo sinceramente a todo el mundo. No siempre fue así: antes tenía muchos correos acumulados. Se quedaban ahí, a veces sin leer, a veces esperando una acción, a veces listos para archivar, o simplemente ahí porque estaba procrastinando. También tenía muchas carpetas para organizar mis correos, para poder encontrarlos cuando los necesitaba. Me llevaba tiempo archivarlos, así que lo posponía. Mucha gente que conozco hace lo mismo.
Pero GTD (Getting Things Done) cambió eso (junto con 43 Folders y otros métodos), y desde hace casi un año he sido bastante constante en mantener mi bandeja de entrada limpia.
Aquí tienes mis pasos simples para lograr el Email Zen:
No revises el correo lo primero en la mañana ni constantemente durante el día. Este consejo lo dan muchos blogs, así que no es nuevo. Si revisas el correo apenas te levantas, te quedarás atascado en él. En su lugar, haz primero la tarea más importante del día, esa que sueles posponer. Luego revisa tu correo. Mejor aún, haz dos o tres cosas antes de abrirlo. Si revisas el correo constantemente o recibes notificaciones en cuanto entra uno nuevo, estarás siempre distraído y no podrás concentrarte en lo que realmente importa. Yo reviso mi correo más o menos una vez por hora, pero puedes tener otras necesidades.
Cuando revises tu correo, procesa cada mensaje de inmediato, uno por uno. Toma una decisión sobre qué hacer con cada correo.
2a) ¿Es spam o un correo reenviado en cadena? Bórralo inmediatamente.
2b) ¿Es un correo largo que solo necesitas conservar para consultar más tarde? Guárdalo en una carpeta de lectura (o márcalo como “Leído y archivar”) o imprímelo para leerlo más tarde.
2c) Si el correo requiere una acción, anótala en tu lista de tareas o en tu sistema GTD. También toma nota de cualquier información adicional del correo. Luego archívalo. Podrás encontrarlo fácilmente más tarde cuando necesites realizar esa tarea.
2d) Si puedes responderlo en uno o dos minutos, hazlo de inmediato. No lo pospongas: si esperas, acumularás una montaña de correos sin responder y podrías olvidarlos. Yo respondo rápido, con un mensaje breve, y lo envío enseguida. Así se me percibe como alguien organizado y eficiente.
2e) Si necesitas hacer un seguimiento más adelante o estás esperando una respuesta, anótalo en una lista de Espera. No lo dejes en tu bandeja de entrada como recordatorio.
Solo tengo una carpeta: Archivo. Cuando respondo un correo, o lo termino de leer y no requiere respuesta, o lo anoto en mi lista de tareas, lo archivo. Así de simple. Puedes crear una carpeta de Lectura si lo prefieres. Yo suelo guardar los correos largos para leerlos durante el almuerzo o mientras espero algo. Otras personas tienen una carpeta de Acción o de Espera, pero creo que eso es solo una carpeta adicional (o “cubeta”, como la llama David Allen en GTD) que hay que revisar constantemente. No me gusta tener carpetas extra. Tengo mis listas de tareas y mi lista de Espera, y eso es suficiente. Solo presiono “Archivar” en un correo, y si necesito encontrarlo más tarde, la búsqueda de Gmail es tan buena que siempre lo encuentro fácilmente. Nunca he tenido problemas con este sistema.
El Email Zen es así de sencillo: revisa el correo regularmente, actúa de inmediato sobre cada mensaje (o anótalo para más tarde) y archívalo.
Ahhh. ¡Bandeja de entrada vacía!